Un Gisement De Progrès Mal Exploité

Chaque jour un potentiel d'idées d'améliorations nouvelles pourraient contribuer à la performance de votre Entreprise.

Le gisement de progrès est là, disponible, mais il reste inexploité, cherchez l'erreur !

Des idées, souvent simples et peu coûteuses pourraient être transformées en action et générer des progrès rapides, visibles et pérennes.

Pour arrêter ce gaspillage, il faut donner à chaque collaborateur la possibilité :

1. d'exprimer et de formaliser ses idées

2. d'obtenir, après étude rapide, une décision sur l'intérêt de ses idées

3. d'avoir le plaisir et la fierté de les voir mises en application (par lui-même ou une tierce personne).

Par manque de réactivité, de véritable animation, la boîte à idées "classique" constitue une solution peu efficace, elle est souvent vite oubliée.

Alors, pour vous, nous avons ré-inventé la boite à idées électronique pour en faire une véritable solution efficace et pérenne.

AL Consulting propose une solution simple, pour collecter, gérer les idées émises par tous ceux qui sont intéressés par le progrès de votre entreprise.
IdeasMine dont la composante principale est un logiciel de management d' Idées, d'actions et de bonnes pratiques.

Nous appelons Idée d’Amélioration toute idée de progrès, visant à améliorer

•     Les conditions de travail,
•     Les process,
•     La productivité,
•     La qualité,
•     Les coûts, les délais
•     La sécurité,
•     L’environnement,
• ...

Bien manager ces idées, c'est ?

• permettre à chacun d’être Acteur du Progrès,
• favoriser les initiatives, la créativité et le développement des savoir-faire,
• aider le manager à développer la participation de tous ses Collaborateurs,
• créer une opportunité supplémentaire de dialogue entre le manager et ses Collaborateurs,
• accélérer la mise en œuvre des Progrès nécessaires à l’atteinte des objectifs,
• développer l’implication du personnel et valoriser les Acteurs du Progrès,
• participer à l'amélioration des conditions de travail.

Proposer , réaliser une « IA », c’est contribuer à la dynamique de Progrès de l’Entreprise.

Domaine d’application

Le système IdeasMine concerne tout le personnel (cadres, salariés, intérimaires) du secteur tertiaire, administratif, support, B.E., ...

Les supports

• Le système IdeasMine en modes SaaS sur nos serveurs sécurisés,
• E-mail pour les notifications de création/modification d'idée et commentaires.

Rôle de chacun

Trois acteurs participent dans Ideasmine : l’animateur, le responsable d’idées et l’auteur d’idées.

Ideasmine a intégré des fonctionnalités de convivialité, d’allègement des tâches en vue de les insérer naturellement dans les activités quotidiennes des principaux acteurs.

L'ANIMATEUR

• Il est le garant du bon fonctionnement du système IdeasMine.
• Il veille à l’implication naturelle d’un maximum d’auteurs d’idées dans l’examen des idées émises, l’enregistrement des liens avec des idées similaires ou en synergie.
• Ideasmine aide l’animateur par des relances et mises en relation automatique des émetteurs d’idées. Une grande partie de l’animation est ainsi faite automatiquement par des informations personnalisées régulières pour les auteurs sur la situation de leurs idées, leur synergie avec d’autres. Au bout du processus, des idées individuelles peuvent éventuellement se regrouper pour être prises en charge par les émetteurs ou acteurs concernés.
• Il n’a aucun pouvoir hiérarchique dans les différents secteurs.
• Il est l’interface entre les salariés, l’encadrement, les fonctions supports pour faciliter la communication entre les différents acteurs et favoriser la dynamique du système. Les reportings disponibles sur Ideasmine l’aident dans cette démarche. Cette démarche lui permet de valider les idées et groupement d’idées retenus.
• Il définit et valide le reporting aux parties prenantes dans la démarche.
• Il organise la communication autour du système IdeasMine en liaison avec le service communication.

LE RESPONSABLE

• Il prend en charge l’évolution de la dynamique autour d’une idée ou groupement d’idées validés et enregistre chaque stade atteint vers la réalisation. Ideasmine l’aide dans l’information automatique sur le stade atteint.
• Il aide les auteurs s’ils le demandent à rédiger leurs idées.
• Il valorise le travail de l’ensemble de son équipe en commentant les indicateurs lors de réunions. Ces indicateurs sont fournis par Ideasmine.

L’AUTEUR

• Il participe au système, en émettant des idées régulièrement. Ideasmine fournit à l’Animateur des fonctionnalités automatiques pour impliquer les auteurs et leur donner la situation de leurs idées, les idées en synergie et les autres idées. Ceci permet à l’auteur d’entrer naturellement en relation avec d’autres.
• Il apporte, si possible, son soutien au Responsable associé à son idée, afin de faciliter la mise en place.
• Ideasmine l’informe régulièrement de l'avancée de ses idées.

LES IDEES

Le cycle de vie d'une Idée d’Amélioration (I.A) comporte 4 étapes :

• Idée émise.
• Idée en étude.
• Idée en cours de réalisation.
• Idée réalisée.

En cas d'impossibilité, l'idée pourra éventuellement être classée comme "non-retenue".

1. L ’I.A. est émise à l ’aide du formulaire " EMETTRE UNE IDEE" du système.
2. L ’I.A. est analysée par d’autres auteurs et par l'administrateur. Si la décision « retenue-non retenue » nécessite une étude approfondie, l’auteur obtient une 1ère réponse dans les 8 jours. Elle est passée en état "En cours d ’Analyse". L’auteur est informé automatiquement de cette évolution.
3. L ’I.A. est réalisable. Le Responsable et le délai de réalisation sont définis. L ’I.A. passe en état "En cours de Réalisation" pour une période maximale de 3 mois. Si ce délai est dépassé, elle est remise au Responsable qui doit apporter une réponse à l ’émetteur sous 4 jours.
4. L ’I.A. est réalisée. L’auteur est informé du passage de l’idée en état "Idée réalisée". Par la suite elle sera archivée.
5. Si l' I.A. n’est pas réalisable, l’Animateur explique à l’auteur les raisons et classe l’idée "Idées non retenues". Par la suite elle sera archivée. L’Animateur remercie l’auteur et l’inciter à poursuivre sa participation à la démarche collective.

Le fonctionnement du système

Le système IdeasMine est composé de :

• Un module Intranet / Extranet.
• un document sur la méthodologie d'application.
• un Livret utilisateur.
• un Livret animateur.

Le Module SaaS :

Ce système est fourni sous forme d'un service hébergé. Dans ce cas, votre entreprise pourra y accéder via un lien de type :

http://monentreprise.ideasmine.net

Cet espace vous est réservé, et des systèmes de sécurité sont mis en place pour vous garantir la confidentialité des données.

Le système pourra être "habillé" à l'identité graphique de votre entreprise.

IDEASMINE, très simple d'usage, peut être testé ici : Accès à la page demo

La méthodologie d'application :

Fruit de notre expérience de 20 ans dans la mise en place d'outils de productivité industrielle, ce document détaille les étapes essentielles à la mise en route du système. Il vous permettra de gagner un temps précieux, et d'éviter les écueils que l'on peut rencontrer habituellement.

Les livrets Utilisateur / Animateur :

Ces documents sont identiques aux documents utilisés par les consultants AL Consulting lors de nos missions de conseil et formation à la mise en place et utilisation d'un système d'Idées d'Amélioration.

Ils permettront de bien expliquer à l'ensemble du personnel ce qu'est une Idée d'amélioration, quels sont les enjeux du système, et pourquoi chacun a intérêt à y participer.

Le document à destination des responsables / administrateurs met en évidence l'importance de leur rôle dans le succès de la démarche, ainsi que les tâches qu'ils devront accomplir dans ce cadre.